Диск Битрикс24: общие папки, права и системные каталоги
Диск решает скучную, но дорогую проблему: актуальная версия договора лежит у кого-то в переписке, а новый сотрудник отправляет клиенту прошлогодний шаблон. Когда файлы в одном месте и с понятными правами, такие истории прекращаются.
Общий диск и личный
Общий диск работает как хранилище компании: шаблоны договоров, инструкции, презентации, отчёты. Мой диск остаётся личным пространством сотрудника. Разделение простое, но его стоит проговорить команде: рабочие документы кладём в общий, черновики и личное держим у себя.
Доступ к диску есть и в браузере, и в мобильном приложении, так что файл можно открыть по дороге к клиенту.
Системные папки
Часть папок появляется сама. В одну складываются вложения из писем, в другую записи телефонных разговоров. Создаются они в момент, когда туда попадает первый файл, и по умолчанию доступны только администратору. Это разумно: в записях звонков и почтовых вложениях регулярно оказываются данные, которые не предназначены всей компании.
Права доступа
По умолчанию администратор имеет полный доступ, сотрудники могут редактировать содержимое. Для чувствительных папок права задают отдельно. Типичный порядок: общие материалы открыты всем, папка с кадровыми документами доступна кадровику и руководителю, бухгалтерские документы доступны бухгалтерии.
Частая ошибка: права настраивают после того, как файлы уже загружены и разошлись по ссылкам. Проще один раз собрать структуру папок на берегу и выдать доступы, чем потом разбираться, кто успел скачать.
Как организовать структуру
Работающий принцип: папки повторяют то, как устроена работа, а не как устроена компания. Отделы меняются, а «Договоры», «Шаблоны», «Презентации для клиентов» и «Инструкции» живут годами. Внутри уже можно делить по годам или проектам.
Регламенты и обучающие материалы лучше держать не на диске, а в базе знаний: там они оформлены как статьи и ищутся поиском. Про неё рассказали в разборе базы знаний Битрикс24. Про планирование работы рассказали в инструкции про календарь.
Частые вопросы
Кто видит файлы на общем диске?
По умолчанию у администратора полный доступ, у сотрудников право редактировать. Для отдельных папок права настраиваются точечно, и это стоит сделать до того, как туда попадут договоры и бухгалтерия.
Откуда берутся папки, которые я не создавал?
Это системные папки: в них складываются вложения из почты, записи телефонных разговоров и другие файлы из инструментов портала. Появляются они в момент, когда туда попадает первый файл.
Диск есть на всех тарифах?
Общий диск и настройка прав доступны не на всех тарифах, объём хранилища тоже зависит от тарифа.
