КЭДО, ЭДО и документы
Кадровый электронный документооборот, обмен с контрагентами, электронная подпись и шаблоны документов из CRM: что уже есть в Битрикс24, а что требует внешнего оператора.
Документы — место, где Битрикс24 экономит больше всего часов, потому что убирает печать, сканирование и беготню с папкой по кабинетам.
Шаблоны документов из CRM
В карточке сделки формируется договор, счёт, акт или коммерческое предложение по шаблону: поля подставляются из CRM, нумерация ведётся автоматически. Готовый файл можно сразу отправить клиенту и отправить на подпись. Главное условие — заполненные реквизиты, поэтому мы ставим обязательные поля на нужном этапе воронки.
КЭДО: кадровые документы
Сотрудник подаёт заявление с телефона, руководитель согласует, документ подписывается электронно и хранится в портале. Типовые сценарии: отпуск, перевод, ознакомление с приказом, инструктажи при приёме. Технически это настраивается быстро, а организационно требует приказа о переходе на КЭДО и согласий сотрудников — это мы тоже помогаем подготовить.
ЭДО с контрагентами
Обмен юридически значимыми документами идёт через оператора ЭДО: Битрикс24 показывает входящие и исходящие, статусы и подписи, а оператор обеспечивает законность. Для бухгалтерии это закрывает сверку: видно, какой акт подписан, а какой висит.
Электронная подпись
Внутри портала доступна подпись документов для сотрудников и клиентов: отправили ссылку, человек подписал с телефона, файл вернулся в сделку. Число подписаний зависит от тарифа, сверх лимита пакеты докупаются.
Как мы внедряем
Начинаем с инвентаризации документов: что подписывается, кем и в каком порядке. Собираем шаблоны, настраиваем процессы согласования, подключаем подпись и оператора ЭДО, обучаем кадры и бухгалтерию. Часто в этот же контур добавляется HR-блок: приём сотрудника от оффера до ознакомления с приказами.
Где упирается в ограничения
- Число подписаний в месяц ограничено тарифом, сверх него — докупается пакетами
- Юридически значимый обмен с контрагентами идёт через оператора ЭДО, Битрикс24 выступает интерфейсом
- Для КЭДО нужны согласия сотрудников и приказ о переходе: техническая часть здесь не главная
- Шаблоны документов требуют аккуратно заполненных полей CRM, иначе в договоре появятся пустые места
Частые вопросы
Чем КЭДО отличается от ЭДО?
КЭДО — кадровые документы внутри компании: заявления, приказы, ознакомления, графики отпусков. ЭДО — обмен документами с контрагентами через оператора: счета, акты, УПД. Это разные задачи и разные требования к подписи.
Подпись в Битрикс24 имеет юридическую силу?
Для кадровых документов используется простая или усиленная неквалифицированная подпись в рамках КЭДО, этого достаточно по закону при оформленном переходе. Для внешнего обмена нужна квалифицированная подпись и оператор ЭДО.
Можно ли готовить договоры автоматически?
Да. Шаблон документа подставляет данные из сделки, контакта и компании: реквизиты, сумму, предмет, сроки. Менеджер получает готовый файл за секунду и не правит прошлый договор вручную.