Задачи и проекты в Битрикс24
Задачи, подзадачи, шаблоны и проекты: как организовать работу команды в Битрикс24, чтобы сроки были видны, а исполнители не теряли контекст.
Задачи в Битрикс24 — это не только «поручить и забыть». Это роли, сроки, чеклисты, учёт времени и отчёты, по которым видно, где работа стоит. Инструмент мощный, но без правил превращается в свалку из тысячи просроченных карточек.
Роли и сроки
В задаче есть постановщик, ответственный, соисполнители и наблюдатели. Ответственный всегда один — это принципиально: задача с двумя ответственными не выполняется никем. Сроки бывают крайние и плановые, причём изменение срока фиксируется в истории, поэтому споры «мне никто не говорил» закрываются одним открытием карточки.
Как раскладывать работу
- Чеклист — для шагов внутри одной задачи, без отдельных сроков.
- Подзадачи — когда у шага свой исполнитель и срок.
- Шаблоны — для повторяющейся работы: шаблон создаёт задачу с готовым описанием, чеклистом и сроком.
- Повторяющиеся задачи — регламентная работа вроде отчётов и сверок.
- Проекты и группы — для долгих работ с общим чатом, файлами и календарём.
Связь с CRM
Задачи умеют жить внутри сделки: робот на этапе создаёт задачу нужному отделу, и производство видит работу без пересказа в мессенджере. Это самый частый запрос после запуска CRM — связать продажи и исполнение, чтобы между ними не было ручной передачи.
Отчёты и учёт времени
Битрикс24 считает выполненные и просроченные задачи, затраченное время, эффективность по сотрудникам и отделам. Работает это ровно настолько, насколько дисциплинированно команда ставит сроки и закрывает задачи. Поэтому мы сначала договариваемся о правилах: что считается задачей, какой срок по умолчанию, кто имеет право его переносить.
Как мы настраиваем
Собираем структуру проектов и групп под отделы, заводим шаблоны под типовые работы, настраиваем роботов из CRM в задачи, включаем нужные отчёты и права. Если процессов много и они ветвятся, вместо задач берём бизнес-процессы. Работы по настройке входят во внедрение корпоративного портала.
Где упирается в ограничения
- Учёт рабочего времени и часть отчётов по эффективности доступны не на бесплатном тарифе
- Диаграмма Ганта и зависимости задач работают корректно только при заполненных сроках
- Шаблоны задач и повторяющиеся задачи — платные тарифы
- Внешних исполнителей пускают через Экстранет, он тоже требует платного тарифа
Частые вопросы
Чем задача отличается от проекта?
Задача — единица работы с ответственным и сроком. Проект (группа) — рабочее пространство, где у задач общий контекст: чат, файлы, календарь, база знаний. Если работ больше десятка и они связаны одной целью, заводите проект.
Как видеть реальную загрузку сотрудников?
Включить обязательные сроки и учёт времени, а затем смотреть отчёты по задачам и эффективности. Без заполненных сроков любая аналитика по загрузке превращается в гадание.
Можно ли привлекать подрядчиков, не покупая им лицензии?
Да, через Экстранет: внешний участник видит только свою группу и её задачи. Это штатный механизм Битрикс24, он требует платного тарифа и аккуратной настройки прав.