Как создать шаблон задачи в Битрикс24
Шаблон задачи избавляет от копирования прошлых задач: описание, чеклист, ответственные и сроки задаются один раз.
Как создать
- Откройте раздел задач и перейдите к шаблонам задач.
- Создайте шаблон: название, описание, ответственный, соисполнители, наблюдатели.
- Задайте срок — относительный (через N дней после создания) удобнее абсолютного.
- Добавьте чеклист и при необходимости подзадачи.
- Если задача регулярная, включите повторение и задайте расписание.
Что стоит положить в шаблон
- ссылку на регламент в базе знаний, чтобы исполнитель не искал инструкцию;
- чеклист с критериями готовности: по нему принимают работу;
- поля и файлы, которые нужны каждый раз (бланк, шаблон документа).
Типовые шаблоны, которые окупаются сразу
Приём нового сотрудника, подготовка коммерческого предложения, отгрузка заказа, ежемесячный отчёт, проверка резервных копий, обзвон базы после выставки. Дальше шаблоны связываются с CRM: робот на этапе сделки создаёт задачу из шаблона, и производство получает работу без пересказа в чате.
Кто управляет шаблонами
Права на создание и изменение шаблонов стоит оставить руководителям отделов: иначе через полгода в списке будет сорок похожих шаблонов с разными сроками. Мы настраиваем набор шаблонов под отделы при внедрении корпоративного портала.
Как это выглядит в интерфейсе
Скриншоты интерфейса — из справки Битрикс24.
Частые вопросы
Чем шаблон отличается от повторяющейся задачи?
Шаблон — заготовка, из которой задача создаётся вручную в нужный момент. Повторяющаяся задача создаётся сама по расписанию: каждую пятницу, первого числа, каждые две недели. Повторение настраивается в самом шаблоне.
Можно ли включить в шаблон подзадачи?
Да, шаблон может содержать подзадачи со своими ответственными и сроками — удобно для процессов вроде приёма сотрудника или подготовки отгрузки.
Шаблон или бизнес-процесс?
Если шаги всегда одни и те же — шаблон. Если есть условия, согласования и ожидание чьего-то решения — бизнес-процесс. Шаблон не умеет ветвиться.