Что такое КЭДО в Битрикс24
КЭДО — кадровый электронный документооборот: подписание документов с сотрудниками без бумаги. В Битрикс24 это набор инструментов для заявлений, приказов и ознакомлений с электронной подписью.
Зачем это нужно
Кадровая бумага — это печать, подпись, сканирование, курьер для удалённых сотрудников и папки в архиве. КЭДО убирает этот цикл: сотрудник подаёт заявление в портале, руководитель согласует, документ подписывается электронно и хранится там же, с историей и датами.
Что обычно переводят в электронный вид
- Заявления: отпуск, перенос, отгул, командировка.
- Приказы и уведомления с ознакомлением под подпись.
- Локальные акты: регламенты, инструкции, политики — с фиксацией, кто ознакомлен.
- Документы при приёме и при изменении условий работы.
Что нужно для старта
- Определить перечень документов, которые переводите в электронный вид.
- Проверить с юристом, какие из них допускают электронную форму.
- Подготовить регламент и познакомить с ним сотрудников.
- Настроить в портале маршруты согласования — это бизнес-процессы.
- Заполнить структуру компании: без неё согласование некуда адресовать.
Где обычно спотыкаются
- Начинают с подписи, а не с процесса. Подпись есть, маршрут согласования не описан — документы ходят по чатам.
- Нет регламента. Сотрудники не понимают юридической силы и дублируют бумагой.
- Структура не заполнена. Заявление уходит «руководителю», которого в портале нет.
Кадровые процессы в портале мы ставим целиком — от структуры и адаптации до согласований: HR-процессы в Битрикс24.
Частые вопросы
Какие документы можно подписывать электронно?
Большинство кадровых: заявления на отпуск, приказы, уведомления, ознакомления с локальными актами, служебные записки. Отдельные документы по трудовому законодательству требуют бумажной формы — перечень стоит сверить с вашим юристом, он меняется.
Чем КЭДО отличается от ЭДО с контрагентами?
КЭДО — документы с сотрудниками внутри компании. ЭДО — обмен с контрагентами через оператора: счёта-фактуры, акты, УПД. Это разные механизмы, и путать их не стоит: у них разные требования к подписи.
Нужна ли сотрудникам электронная подпись?
Да, в том виде, который требует закон для конкретного документа: от простой электронной подписи внутри портала до усиленной. Порядок выдачи и применения подписей фиксируют во внутреннем регламенте и знакомят с ним сотрудников.
