Календарь Битрикс24: встречи, занятость и переговорные
Календарь в Битрикс24 нужен не ради самих событий, а ради того, чтобы встречу можно было назначить за полминуты и без переписки «а когда тебе удобно». Для этого в нём есть занятость коллег, переговорные и слоты для внешних участников.
Личный и календарь компании
Личный календарь собирает ваше расписание: события, которые вы создали, и те, куда вас пригласили. Когда планируете встречу, достаточно выбрать время и добавить участников: система сразу покажет, свободны ли они.
Календарь компании нужен для общих мероприятий: собрание, обучение, корпоратив. Туда попадают события, которые касаются всех, даже если вы в них не участвуете. Разделение полезное: личное расписание не тонет в общих активностях.
Переговорные
Комнаты заводятся как отдельные ресурсы, и дальше бронируются вместе со встречей. Это снимает классический конфликт, когда два отдела назначили совещание в одно время в одной комнате. Если переговорных несколько, заведите их все сразу: половинчатая настройка работает хуже, чем её отсутствие, потому что часть людей продолжает договариваться в чате.
Слоты для внешних участников
Свободными слотами удобно согласовывать время с клиентами. Вы отправляете ссылку на расписание, человек выбирает окно из доступных, и встреча появляется у обоих. Для продаж это экономит переписку в три-четыре сообщения на каждую встречу.
Что настроить до запуска
Настройки делятся на три группы. Персональные каждый задаёт себе: почта для приглашений, часовой пояс. Последнее важно для распределённых команд, иначе встречи разъезжаются на часы. Основные настраивает администратор: режим работы компании, выходные и праздники, чтобы система не предлагала встречу в субботу. Права доступа определяют, кто какие календари видит и может редактировать.
Отдельно стоит проверить синхронизацию с внешним календарём, если команда привыкла к телефону или почтовому клиенту. Пока события не доходят до привычного инструмента, люди продолжают вести расписание в двух местах.
Про общее хранилище файлов рассказали в инструкции диск Битрикс24.
Частые вопросы
Видят ли коллеги, чем я занят?
При планировании встречи календарь показывает занятость участников, чтобы подобрать общее время. Насколько подробно видно содержание событий, определяется правами доступа.
Можно ли дать клиенту выбрать время самому?
Да, через свободные слоты: вы делитесь расписанием с внешним участником, и он выбирает удобное окно из доступных.
Синхронизируется ли с календарём на телефоне?
Да, календарь поддерживает синхронизацию с внешними календарями, настройка делается в разделе календаря.
