Как подключить почтовый ящик к Битрикс24
Подключённая почта превращает переписку в часть CRM: письма клиентов попадают в карточку, из письма создаётся лид или сделка, а менеджер пишет клиенту из портала. Без этого половина истории общения остаётся в личных ящиках сотрудников и теряется при увольнении.
Как подключить ящик
- Откройте раздел почты в портале и выберите подключение ящика.
- Выберите провайдера из списка — Яндекс, Mail.ru, Gmail, корпоративный сервер — или подключение по IMAP вручную.
- В настройках своего ящика включите доступ по IMAP и создайте пароль приложения.
- Укажите адрес и этот пароль, при ручной настройке — серверы и порты IMAP и SMTP.
- Выберите период, за который загрузить историю писем.
- Включите связь с CRM: создавать лиды из писем от неизвестных адресатов и привязывать переписку к карточкам.
- Если ящик общий для отдела, отметьте это и выберите сотрудников с доступом.
- Отправьте тестовое письмо себе и проверьте, что оно уходит и приходит, а в CRM появилась запись.
Что это даёт в работе
- История в карточке. Вся переписка с клиентом видна в сделке — новому менеджеру не нужно расспрашивать коллег.
- Лиды из писем. Запрос на незнакомый адрес становится лидом и попадает в воронку.
- Триггеры. Ответ клиента двигает сделку по стадиям — см. триггеры.
- Шаблоны писем. Типовые ответы отправляются из CRM с подстановкой данных сделки.
Что обычно идёт не так
- Используют основной пароль. Провайдер отклоняет подключение: нужен пароль приложения.
- Письма уходят в спам. Для отправки с корпоративного домена нужны корректные записи SPF и DKIM — это настройка домена, а не портала.
- Каждый подключил свой личный ящик. Переписка по общим адресам рассыпана, при увольнении часть истории пропадает. Общие адреса подключают как общие ящики.
- Лиды плодятся из рассылок. Создание лидов включено без фильтров, и в CRM падают счета, уведомления сервисов и спам. Ограничьте правило нужными адресами.
Частые вопросы
Ящик не подключается, пароль не принимается. Что делать?
У большинства провайдеров для сторонних приложений нужен отдельный пароль приложения, а не основной пароль от почты, и включённый доступ по IMAP в настройках ящика. Создайте пароль приложения и используйте его.
Будут ли письма из ящика видны всем сотрудникам?
Личный ящик видит только его владелец. Если нужен общий доступ — например, для адреса sales@ — ящик подключают как общий и выбирают сотрудников, которым он доступен. Переписка в CRM при этом видна по правам доступа к сделке или контакту.
Нужно ли переносить старые письма?
Битрикс24 подтягивает историю за выбранный период при подключении — обычно хватает трёх месяцев. Более глубокий архив смысла переносить мало: он остаётся в ящике и ищется там.
