Как настроить роботов в Битрикс24
Робот — это действие, которое Битрикс24 выполняет сам, когда сделка (лид, смарт-процесс) оказывается на определённой стадии. Самое частое применение: поставить задачу менеджеру, напомнить о клиенте, отправить письмо, сменить ответственного, заполнить поле.
Как настроить робота
- Откройте нужную воронку CRM в режиме канбана.
- Нажмите кнопку роботов над стадиями — откроется конструктор автоматизации.
- Выберите стадию, на которой должно происходить действие.
- Добавьте робота и выберите действие: задача, уведомление, письмо, смена ответственного, изменение поля, запуск бизнес-процесса.
- Настройте текст и параметры. Значения из сделки подставляются через выбор поля, а не вручную.
- Укажите, когда выполнять: сразу при входе на стадию или с задержкой — через час, день, в рабочее время.
- При необходимости добавьте условие: робот сработает только если поле имеет нужное значение.
- Сохраните и проверьте на тестовой сделке, проведя её по стадиям.
Что автоматизируют в первую очередь
- Контроль времени реакции. Если лид не взят в работу за час — уведомление руководителю.
- Напоминания о следующем шаге. Задача менеджеру на звонок через три дня после отправки предложения.
- Письма клиенту. Подтверждение заявки, отправка реквизитов, напоминание о встрече.
- Передача между отделами. На стадии «Подготовка документов» ответственный меняется на юриста.
- Дисциплина данных. На стадии отказа робот требует причину — поле заполняется, статистика собирается.
Что обычно идёт не так
- Слишком много уведомлений. Роботы шлют всем и по каждому поводу, сотрудники перестают читать уведомления вообще.
- Робот на стадии, которую перескакивают. Менеджер тащит сделку из первой стадии в последнюю, половина автоматизации не выполняется.
- Задержки без учёта рабочего времени. Задача на звонок возникает в три часа ночи.
- Роботами решают то, что требует бизнес-процесса. Согласования с ветвлениями и возвратами — это бизнес-процесс, а не цепочка роботов.
Если автоматизации становится много, её стоит проектировать целиком, а не добавлять роботов по одному: порядок стадий, условия и зоны ответственности. Это наша услуга автоматизации бизнес-процессов.
Частые вопросы
Чем робот отличается от триггера?
Робот выполняет действие, когда сделка уже на стадии: ставит задачу, пишет клиенту, меняет поле. Триггер наоборот — ловит внешнее событие (письмо, звонок, оплату) и сам переводит сделку на нужную стадию. В конструкторе они настраиваются рядом и обычно работают парой.
Робот настроен, но не срабатывает. Что проверить?
Сначала стадию: робот запускается только на той, где он добавлен. Затем условие выполнения — если оно не совпало, робот пропускается молча. Затем обязательные поля на целевой стадии: перевод не состоится, если поле пустое. И отдельно проверьте, что сделка проходит стадию, а не перескакивает её.
Роботы доступны на всех тарифах?
Набор доступных действий зависит от тарифа: на младших он ограничен, на старших добавляются сложные сценарии и больше автоматизации. Если нужного действия нет в списке, скорее всего, дело в тарифе, а не в настройке.
