Как настроить согласование документов в Битрикс24

Согласование — самый частый бизнес-процесс в компаниях: договор, счёт, заявка на расход, служебная записка. В Битрикс24 он собирается без программиста, но требует договорённостей на берегу.

Что решить до настройки

• кто инициирует и какие данные прикладывает;
• кто согласует и в каком порядке — последовательно или параллельно;
• что происходит при отказе: возврат на доработку или прекращение;
• срок на каждый шаг и что делать при просрочке;
• кто подписывает финальный документ.

Сборка процесса

1. Выберите объект: документ на диске, элемент списка, сделка или смарт-процесс.
2. Создайте бизнес-процесс и добавьте шаг «Задание пользователю» для первого согласующего.
3. Поставьте условие: согласовано — следующий шаг, отказано — возврат автору с комментарием.
4. Для параллельного согласования добавьте ветвление и соберите результаты в одном шаге.
5. Добавьте условие по сумме, если порядок зависит от денег.
6. Задайте сроки шагов и уведомления, включая напоминание руководителю при просрочке.
7. В конце — уведомление инициатору и, при необходимости, отправка документа на подпись.

Подробнее о дизайнере — в инструкции как создать бизнес-процесс.

Подпись и хранение

После согласования документ можно отправить на электронную подпись сотруднику или клиенту, а для обмена с контрагентами использовать оператора ЭДО. Что из этого доступно и на каких тарифах — в разборе КЭДО, ЭДО и документов.

Частые ошибки

Маршрут из восьми согласующих, который никто не проходит до конца. Согласование без сроков — документ висит неделями. Отсутствие замещения на время отпуска. И самая дорогая: процесс есть, но параллельно всё продолжают согласовывать в мессенджере — тогда история решений не фиксируется нигде.

Если процессов много и они ветвятся, мы собираем их в рамках услуги автоматизации бизнес-процессов.

Как это выглядит в интерфейсе

Скриншоты интерфейса — из справки Битрикс24.