Как работать в Битрикс24: с чего начать новому сотруднику

Битрикс24 кажется большим, потому что в нём собраны сразу CRM, задачи, чаты, документы и отчёты. Новичку достаточно освоить четыре вещи: где задачи, где клиенты, где общение и где искать информацию.

Первый день: пять действий

1. Войдите в портал и заполните профиль: фото, должность, телефон. По профилю вас находят коллеги.
2. Поставьте приложение на компьютер и телефон — как установить.
3. Настройте уведомления, чтобы не утонуть в потоке, — как это сделать.
4. Откройте раздел задач и посмотрите, что назначено на вас.
5. Загляните в базу знаний компании: там лежат регламенты и ответы на типовые вопросы.

Задачи: как не потерять работу

Любое поручение должно быть задачей с ответственным и сроком, а не сообщением в чате. В задаче есть описание, чеклист, файлы и обсуждение — всё в одном месте. Если работа большая, её делят на подзадачи. Что настраивается и как это выглядит — в разборе задач и проектов.

Клиенты: карточка вместо блокнота

В CRM каждый клиент — это контакт или компания, а работа с ним — сделка. Звонки, письма и переписка автоматически попадают в карточку, поэтому коллега может подхватить клиента без расспросов. Главное правило новичка: двигать сделку по этапам сразу, а не вечером «когда дойдут руки». Подробнее — как устроена CRM.

Общение: где что обсуждать

• Личный чат — быстрые вопросы коллеге.
• Чат проекта или группы — обсуждение работы, видное всей команде.
• Комментарий в задаче — всё, что относится к конкретной работе.
• Комментарий в сделке — договорённости с клиентом.

Правило простое: если информация понадобится через месяц, она должна лежать в задаче или сделке, а не в чате.

Первая неделя

Научитесь пользоваться поиском (он ищет по задачам, файлам, клиентам и сотрудникам), посмотрите, какие отчёты есть у вашего отдела, и уточните у руководителя, какие поля в карточке обязательны. Дальше работа идёт сама: портал устроен так, что нужные вещи оказываются под рукой, если данные заносятся вовремя.

Если в компании Битрикс24 настроен плохо и сотрудники всё равно возвращаются в таблицы, дело не в людях. Мы приводим такие порталы в порядок — начинаем с аудита и обучения команды.