Робот, триггер, бизнес-процесс и смарт-процесс: чем отличаются
В Битрикс24 четыре разных инструмента автоматизации, и их постоянно путают. Разница простая: кто инициатор действия и какой у задачи характер.
Коротко
| Инструмент | Что делает | Когда нужен |
|---|---|---|
| Робот | Выполняет действие, когда сделка на стадии: ставит задачу, пишет письмо, меняет поле | Напоминания, контроль сроков, передача между этапами |
| Триггер | Ловит внешнее событие и сам переводит сделку на стадию | Ответ клиента, оплата, звонок, заявка с формы |
| Бизнес-процесс | Ведёт документ или заявку по маршруту с ветвлениями и согласованиями | Согласование договоров, заявки на расход, приём на работу |
| Смарт-процесс | Не автоматизация, а своя сущность CRM со стадиями и полями | Договоры, объекты, рекламации, оборудование |
Как они работают вместе
Рабочая схема выглядит так: триггер ловит оплату и переводит сделку на стадию исполнения, на этой стадии робот ставит задачу производству и создаёт запись в смарт-процессе «Заказ», а когда нужна подпись юриста — запускается бизнес-процесс согласования. Каждый инструмент делает то, что умеет лучше остальных.
Подробнее по каждому
- Как настроить роботов — действия на стадиях.
- Как настроить триггеры — реакция на события.
- Как создать бизнес-процесс — маршруты и согласования.
- Что такое смарт-процесс — своя сущность CRM.
Главная ошибка
Автоматизацию начинают с инструментов, а не с процесса. Пока не описано, кто за что отвечает и в каком порядке идёт работа, роботы просто ускоряют беспорядок. Поэтому в наших проектах сначала разбирается процесс, и только потом он переносится в портал — это и есть автоматизация бизнес-процессов.
Частые вопросы
Что выбрать для согласования договора?
Бизнес-процесс: там есть ветвления, возвраты на доработку, маршруты по руководителям и ожидание решения. Цепочка роботов такое повторить не может — она линейна.
Можно ли обойтись только роботами?
В большинстве отделов продаж — да. Роботы и триггеры закрывают контроль сроков, напоминания, письма и передачу между этапами. Бизнес-процессы и смарт-процессы нужны, когда появляются согласования и объекты, не похожие на сделку.
Почему автоматизация настроена, но не работает?
Три главные причины: сделки перескакивают стадии, на которых стоят роботы; обязательные поля блокируют перевод; выбран не тот инструмент — например, согласование пытаются сделать роботами. Проверять нужно в этом порядке.
